Dlaczego maile Twojej firmy trafiają do spamu i jak to naprawić: SPF, DKIM i DMARC

Co się zmieniło w 2024 r.

Google opublikowało wytyczne dla nadawców poczty, które obowiązują od lutego 2024 r. Każdy, kto wysyła do skrzynek Gmail, musi mieć SPF lub DKIM dla domeny, poprawny rekord PTR dla adresu IP serwera i utrzymywać odsetek zgłoszeń spamu poniżej 0,3%. Nadawcy powyżej 5000 wiadomości dziennie muszą dodatkowo mieć SPF i DKIM jednocześnie, DMARC i link do wypisania się w jednym kliknięciu. Yahoo wprowadziło podobne zasady. Poczta bez uwierzytelnienia nie jest odrzucana od razu, ale trafia do spamu albo w ogóle nie dochodzi.

Dla małej firmy, która wysyła kilkadziesiąt maili dziennie z własnej domeny, oznacza to jedno: bez SPF, DKIM i DMARC oferta ma małe szanse dotrzeć do skrzynki odbiorczej klienta korzystającego z Gmaila. A Gmail to w Polsce najpopularniejsza poczta prywatna i bardzo częsta firmowa (Google Workspace).

Trzy rekordy, które decydują o dostarczalności

SPF

Rekord TXT w DNS domeny, który mówi: "z tej domeny mogą wysyłać pocztę tylko te serwery". Przykład dla firmy korzystającej z Google Workspace i systemu do newsletterów: v=spf1 include:_spf.google.com include:servers.mcsv.net ~all. Typowe błędy: dwa rekordy SPF w jednej domenie (wtedy nie działa żaden), brak serwera sklepu lub systemu CRM na liście, więcej niż 10 odwołań DNS (limit standardu), końcówka +all, która pozwala wysyłać wszystkim.

DKIM

Podpis cyfrowy dodawany do każdej wiadomości. Serwer odbiorcy sprawdza go kluczem publicznym opublikowanym w DNS. DKIM potwierdza, że treść nie została zmieniona po drodze i że podpisał ją uprawniony serwer. Każdy system, który wysyła w imieniu domeny (poczta, sklep, CRM, newsletter), potrzebuje własnego selektora DKIM. Najczęstszy problem: DKIM włączony dla poczty, ale nie dla sklepu, który wysyła potwierdzenia zamówień.

DMARC

Polityka, która mówi odbiorcy, co zrobić z wiadomością, która nie przeszła SPF ani DKIM: nic (p=none), oznaczyć jako spam (p=quarantine) czy odrzucić (p=reject). DMARC daje też raporty: serwery odbiorców wysyłają na wskazany adres zestawienia, kto wysyłał z Twojej domeny i czy przeszedł uwierzytelnienie. Start zawsze od p=none z raportami, bo polityka reject bez wcześniejszej analizy potrafi zablokować własne faktury wysyłane z programu księgowego, o którym nikt nie pamiętał.

Reputacja domeny i adresu IP

Rekordy to warunek konieczny, nie wystarczający. Serwery odbiorców oceniają historię nadawcy: ile osób oznaczało wiadomości jako spam, ile adresów nie istniało, czy wysyłka nagle wzrosła z zera do tysięcy. Nowa domena albo nowa skrzynka bez historii ma reputację neutralną i każdy większy wysył z niej wygląda podejrzanie. Stąd praktyka rozgrzewania: przez 2-4 tygodnie wysyła się rosnącą liczbę wiadomości do adresów, które odpowiadają i nie zgłaszają spamu.

Google udostępnia Postmaster Tools, gdzie dla domeny widać odsetek zgłoszeń spamu, reputację domeny i IP oraz błędy uwierzytelnienia. To bezpłatne i warto to sprawdzić, zanim zacznie się cokolwiek zmieniać.

Treść i lista odbiorców

• Lista kupiona lub zebrana ze stron daje wysoki odsetek nieistniejących adresów i zgłoszeń spamu. Jedna taka wysyłka potrafi zepsuć reputację domeny na tygodnie.
• Sam obrazek bez tekstu albo wiadomość z jednym linkiem i skracaczem adresów wygląda jak phishing.
• Brak możliwości wypisania się w mailingu marketingowym narusza wytyczne Gmaila i polskie prawo (zgoda na informację handlową).
• Wysyłka z adresu, na który nie można odpowiedzieć (noreply) obniża zaangażowanie, a odpowiedzi są sygnałem pozytywnym dla filtrów.
• Linki do domen o złej reputacji w treści, nawet w stopce, obniżają ocenę całej wiadomości.

Lista kontrolna: co sprawdzić w 30 minut

1. Sprawdź rekord SPF domeny (dowolne narzędzie do podglądu DNS). Czy jest jeden? Czy zawiera wszystkie systemy, które wysyłają w Twoim imieniu?
2. Wyślij testową wiadomość na własny adres Gmail, otwórz "Pokaż oryginał". Przy SPF, DKIM i DMARC powinno być PASS.
3. Sprawdź, czy sklep internetowy i system do faktur też podpisują DKIM. Potwierdzenie zamówienia wysłane do siebie, znowu "Pokaż oryginał".
4. Dodaj rekord DMARC z p=none i adresem do raportów. Po tygodniu przejrzyj raporty: czy wszystkie źródła przechodzą.
5. Załóż konto w Google Postmaster Tools i sprawdź odsetek zgłoszeń spamu.
6. Jeśli wszystko jest PASS, a maile nadal trafiają do spamu, problem jest w reputacji albo treści. To już wymaga analizy raportów i historii wysyłek.

Sklep internetowy: maile transakcyjne też trafiają do spamu

Osobny problem, często pomijany: potwierdzenia zamówień, powiadomienia o wysyłce i resetowanie hasła wysyłane przez sklep. Sklep na WooCommerce domyślnie wysyła pocztę przez funkcję PHP serwera, bez DKIM, z adresu IP współdzielonego hostingu, który ma reputację wszystkich stron na tym serwerze. Skutek: klient nie dostaje potwierdzenia, pisze "nie dostałem maila", obsługa odpowiada "proszę sprawdzić spam". Każda taka wymiana to koszt i spadek zaufania.

Rozwiązanie jest standardowe: sklep wysyła przez serwer SMTP z uwierzytelnieniem (skrzynka firmowa albo usługa transakcyjna typu SMTP API), domena sklepu ma SPF z tym serwerem i DKIM dla niego, a adres nadawcy to istniejąca skrzynka, na którą można odpowiedzieć. Po zmianie sprawdza się to tak samo jak zwykłą pocztę: testowe zamówienie na adres Gmail i "Pokaż oryginał". Ten sam problem dotyczy programów do faktur i systemów rezerwacji wysyłających z Twojej domeny, każdy z nich jest osobnym źródłem w raportach DMARC.

Ile kosztuje poprawa dostarczalności

Na rynku samo przygotowanie infrastruktury do cold mailingu (2-4 skrzynki, SPF, DKIM, DMARC, rozgrzewanie) wyceniane jest według cennika zleca.pl na 1800-3500 zł, a prowadzenie kampanii na 2500-7000 zł miesięcznie. Narzędzia SaaS do cold mailingu kosztują od 179 do 749 zł miesięcznie (mailuj.io). Audyt wiadomości e-mail w anomail.pl to 450 zł.

Nasze ceny z cennika na stronie dostarczalności e-mail, netto:

• Audyt dostarczalności, 390 zł: SPF, DKIM, DMARC, MX, PTR, reputacja domeny, test do głównych dostawców poczty, raport z listą poprawek.
• Infrastruktura do wysyłki, 1290 zł: do 2 domen wysyłkowych i 4 skrzynek, rekordy, rozgrzewanie, konfiguracja narzędzia do wysyłki. Kolejna domena z 2 skrzynkami +190 zł.
• Opieka nad dostarczalnością, 290 zł/mies.: odczyt raportów DMARC, reakcja na spadki reputacji, utrzymanie rozgrzewania.

Domeny, licencje narzędzi i weryfikację bazy adresów kupujesz sam, według naszego zestawienia. Nie sprzedajemy baz adresów i nie wysyłamy do list, których pochodzenia nie znasz, bo to psuje reputację domeny i narusza prawo.

Najczęstsze pytania

Źródła cen i danych

• Google, wytyczne dla nadawców poczty (SPF, DKIM, DMARC, limit skarg na spam)
• dmarc.org, czym jest DMARC i jak działa
• zleca.pl, cennik cold mailingu (konfiguracja skrzynek, SPF/DKIM/DMARC, warm-up)
• mailuj.io, cennik narzędzia do cold mailingu
• anomail.pl, audyt wiadomości e-mail

Ceny rynkowe to orientacyjne dane z podanych źródeł, sprawdzone 8.10.2026. Nasze ceny pochodzą z aktualnego cennika webmistrz.pro i są cenami netto.

Audyt dostarczalności za 390 zł →

Przeczytaj też