KSeF dla małej firmy i sklepu: od czego zacząć.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy, a termin zależy od wielkości sprzedaży. Poniżej: terminy, pięć kroków do pierwszej faktury w KSeF i checklista do odhaczenia. Jeśli utkniesz w którymś miejscu, pomożemy na czacie, bez opłaty.
Nie prosimy o loginy, hasła ani kody do Profilu Zaufanego i banku. Uprawnienia nadajesz samodzielnie.
Kiedy KSeF obowiązuje Twoją firmę.
Harmonogram Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl), stan na 30.09.2026:
1 lutego 2026
Najwięksi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
1 kwietnia 2026
Pozostali przedsiębiorcy, czyli większość firm i sklepów internetowych.
1 stycznia 2027
Najmniejsi: sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Kary
Ministerstwo zapowiedziało okres bez kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF pozostaje.
Interpretacja podatkowa należy do księgowej lub doradcy. My pomagamy od strony technicznej.
Pięć kroków do pierwszej faktury w KSeF.
- Sprawdź swój termin. Z tabeli wyżej: duże firmy i większość przedsiębiorców już są objęci obowiązkiem, najmniejsi od 1.01.2027. Nie wiesz, do której grupy należysz? Zapytaj księgową.
- Sprawdź program do faktur. Fakturownia, wFirma, iFirma i inFakt mają obsługę KSeF. Sprawdź, czy Twój pakiet obejmuje moduł KSeF.
- Nadaj uprawnienia w KSeF. Właściciel firmy loguje się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią firmy i autoryzuje program do faktur. Zwykle to kilka minut, program prowadzi przez ekrany.
- Wystaw fakturę testową. Najlepiej w trybie testowym lub demo, jeśli program go udostępnia. Sprawdź, czy faktura dostaje numer KSeF i czy dane nabywcy (NIP, adres, stawki VAT) są poprawne.
- Ustal zasady na co dzień. Które faktury idą do KSeF automatycznie (firmowe, z NIP nabywcy), a które poza nim (dla konsumentów). Zapisz, gdzie sprawdzać status faktury i co zrobić przy błędzie lub korekcie.
Nazwy ekranów i kolejność mogą się zmienić. W razie różnic obowiązuje to, co widać w Twoim programie i na stronie Ministerstwa Finansów.
Zanim zaczniesz, odhacz:
Dostęp
Program do faktur
Sklep internetowy
Bezpłatnie na czacie, bez logowania za Ciebie.
Robimy
Sprawdzamy zestaw (sklep i program do faktur), mówimy, czy jest gotowa integracja, tłumaczymy ekrany i prowadzimy przez autoryzację.
Nie robimy
Nie prosimy o loginy, hasła ani kody SMS, nie logujemy się na Twoje konto i niczego nie podpisujemy za Ciebie.
Nie doradzamy podatkowo
Stawki VAT, rodzaje faktur i terminy dla konkretnej firmy warto potwierdzić z księgową.
Prowadzisz sklep? Zrobimy to za Ciebie.
To płatna usługa dla tych, którzy wolą nie robić konfiguracji samodzielnie. Z poradnika można korzystać bez zakupu.
KSeF w sklepie: 279 zł
WooCommerce, PrestaShop, Shoper lub BaseLinker podłączone do KSeF przez Twój program do faktur. Test przed startem, 2 dni robocze.
Wizytówka Google
Karta firmy w Mapach, odpowiedzi na opinie z pomocą AI. Prowadzenie od 399 zł/mies.
Najczęstsze pytania
Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?
Według harmonogramu Ministerstwa Finansów: najwięksi podatnicy od 1 lutego 2026 r., pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 r., najmniejsi (sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie) od 1 stycznia 2027 r. Źródło: ksef.podatki.gov.pl.
Czy faktury dla klientów indywidualnych też idą do KSeF?
Nie muszą. Obowiązek dotyczy faktur dla firm (z NIP nabywcy). Faktury dla konsumentów można wystawiać poza KSeF.
Czy potrzebuję nowego programu do faktur?
Zwykle nie. Fakturownia, wFirma, iFirma i inFakt mają obsługę KSeF. Wystarczy włączyć moduł i nadać uprawnienia. Jeśli używasz innego programu, sprawdzimy bezpłatnie, czy da się go podłączyć.
Kto podpisuje autoryzację w KSeF?
Właściciel firmy, Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią firmy. Nie prosimy o loginy ani hasła, dostęp nadajesz samodzielnie.
Czy brak kar do końca 2027 r. oznacza, że mogę poczekać?
Brak kar nie znosi samego obowiązku. Kary dotyczą błędów, a faktury dla firm i tak trzeba wystawiać w KSeF od Twojego terminu. Spokojny test teraz jest tańszy niż gonitwa pod koniec roku. Szczegóły prawne warto potwierdzić z księgową.
Ile kosztuje wdrożenie u Was?
Podłączenie sklepu internetowego do KSeF: 279 zł jednorazowo, 2 dni robocze, test przed startem. Sam poradnik jest bezpłatny i niczego nie trzeba kupować.
Czy jednoosobowa działalność (JDG) musi korzystać z KSeF?
Tak, jeśli wystawia faktury firmom. JDG obowiązuje ten sam harmonogram: od 1 kwietnia 2026 r., a przy sprzedaży udokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie od 1 stycznia 2027 r. Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF.
Ile mam czasu na przesłanie faktury do KSeF?
Fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Jeśli w tym czasie trwa awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów, termin wynosi 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Źródło: ksef.podatki.gov.pl.
Nie wiesz, czy Twój zestaw da się podłączyć?
Napisz na czacie, jaki masz program do faktur i sklep. Odpowiemy bezpłatnie, przed jakimkolwiek zamówieniem.